索取公共记录

弗吉尼亚信息自由法案下请求者的权利和责任

《弗吉尼亚信息自由法》（FOIA），第2.2‐3700条等。 《弗吉尼亚法典》（Code of Virginia）规定，保证联邦公民和媒体代表能够查阅由公共机构、政府官员和公共雇员持有的公共记录。

公共记录是公共机构或其官员、雇员或代理人在公共事务交易中准备或拥有或拥有的文字或记录，无论它是纸质记录、电子文件、音频或视频记录，还是任何其他格式。 所有的公共记录都被认为是公开的，只有在特定的、法定的豁免适用的情况下才可以被扣留。

《信息自由法》的政策指出，《信息自由法》的目的是提高所有人对政府活动的认识。 为进一步推进这一政策，《信息自由法》要求对法律作出有利于查阅的自由解释，并要求对任何允许保留公共记录的豁免作出狭义解释。

你的《信息自由法》权利

• 你有权要求查阅或索取公共记录的副本，或两者兼而有之
• 您有权要求预先预估所请求记录的任何费用。
• 如果您认为您的《信息自由法》权利受到侵犯，您可以向地区法院或巡回法院提交请愿书，要求遵守《信息自由法》。

提出索取记录的要求

您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、亲自或通过电话索取记录。 《信息自由法》并不要求你的请求必须是书面的，你也不需要特别说明你是根据《信息自由法》要求记录的。 从实际的角度来看，收到你的请求的人以书面形式提出请求是有帮助的。 这也允许您创建请求的记录。 它也使我们清楚地说明了你所要求的记录，这样就不会对口头要求产生误解。 但是，如果您选择不以书面形式提出，我们不能拒绝回应您的《信息自由法》请求。

• 您的请求必须以“合理”来确定您正在查找的记录。这是一个常识性标准。 它不涉及或限制你所要求的记录的数量或数量； 相反，它要求你足够具体，以便我们能够识别和定位你正在寻找的记录。
• 您的请求必须要求提供现有记录，或者《信息自由法》赋予您查看或复制记录的权利； 它不适用于询问有关GCC工作的一般问题的情况，也不要求GCC创建不存在的记录。
• 你可以选择接收海合会在日常业务中使用的任何格式的电子记录。 例如，如果您要求保存在Excel数据库中的记录，您可以选择通过电子邮件或计算机磁盘接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本。
• 如果我们对您的请求有疑问，请配合工作人员的努力，澄清您正在寻求的记录类型，或尝试就大请求的响应达成合理的协议。 根据《信息自由法》提出请求不是一个对抗过程，但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您在寻求哪些记录。

要向德国社区学院（GCC）请求记录或询问有关请求记录的问题，您可以联系：

GCC联系
John Davis
Vice President of Administrative Services
jdavis@germanna.edu
P.O. Box 皇冠体育430
Locust Grove, VA 22508

此外，信息自由咨询委员会（Freedom of Information Advisory Council）随时为您解答有关《信息自由法》的任何问题。 The Council may be contacted by email at foiacouncil@leg.state.va.us or by phone at (804) 225‐3056, or toll free at (866) 448‐4皇冠体育00.

If you would like to comment on the quality of assistance provided to you by 皇冠体育 Community College, you may complete the Freedom of Information Advisory Council’s 公众意见征询表格.

大学有责任回应你的要求

• GCC必须在收到您的请求后5个工作日内作出回应。 “第一天”是指收到您的请求后的第一天。 五天期间不包括周末或节假日。
• 您要求GCC提供公共记录背后的原因是无关的，在我们回复您的《信息自由法》之前，我们不能问您为什么需要这些记录，但是，GCC允许您提供您的姓名和法定地址。
• 《信息自由法》要求GCC在五天内对您的请求作出以下回复之一。
  1. 我们将向您提供您所要求的完整记录。
  2. 我们将保留您所要求的所有记录，因为所有记录都受特定法律的约束。如果所有记录都被保留，我们必须以书面形式回复您。 书面文件必须指明被扣留记录的数量和主题，并说明《弗吉尼亚法典》中允许我们扣留记录的具体条款。
  3. 我们提供了你所要求的一些记录，但保留了其他记录。 如果只有一部分记录可以豁免，我们就不能保留整个记录。 在这种情况下，我们可以编辑可能被扣留的记录部分，并必须向您提供记录的其余部分。 我方必须向贵方提供书面答复，说明《弗吉尼亚法典》中允许扣留部分所请求记录的具体条款。
  4. 如果GCC实际上不可能在5天内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，解释导致无法回复的条件。 这将使我们有额外的7个工作日来回复您的请求，使我们总共有皇冠体育2个工作日来回复您的请求。
• 如果您要求提供大量的记录，而我们认为我们无法在皇冠体育2天内提供记录而不影响我们的其他组织责任，我们可能会请求法院给予更多时间来回应您的请求。 然而，《信息自由法》要求我们在向法院要求更多时间之前，尽合理努力与您就制作或记录达成协议。

成本

• 您可能需要为您的《信息自由法》允许我们收取的响应《信息自由法》请求的实际费用付费。 这将包括工作人员搜索请求记录所花费的时间、复制成本或与提供请求记录直接相关的任何其他成本。 它不包括一般管理费用。
• 如果我们估计回复您的请求将花费超过200美元，我们可能会要求您在继续处理您的请求之前支付不超过估计金额的押金。 我们必须对您的请求作出回应的五天不包括从我们要求存款到您作出回应之间的时间。
• 你可以要求我们预估提供你所要求的记录的费用。 这将使您提前了解任何成本，或者让您有机会修改您的请求，以尝试降低估计成本。
• 如果您因之前的《信息自由法》请求而欠我们的款项超过30天仍未支付，GCC可能会要求您支付过期账单，然后才会回应您的新《信息自由法》请求。

常用豁免

《弗吉尼亚法典》允许任何公共机构不向公众披露某些记录。 其中可能被扣留的有：

• 人事记录（弗吉尼亚州法典第2.2‐3705.皇冠体育(皇冠体育)条）
• 受律师-客户保密特权（§2.2‐3705.皇冠体育平台(2)）或律师工作产品（§2.2‐3705.皇冠体育(3)）约束的记录
• 供应商专有信息（§2.2‐3705.皇冠体育 (6)）
• 在授予合同之前，与合同的谈判和授予有关的记录（§2.2‐3705.0 (皇冠体育2)）